Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable es Verabot, con domicilio en Colombia. Para cualquier asunto sobre datos personales puedes escribirnos por el WhatsApp de atención de Verabot, publicado en verabotcol.com.

2. Qué datos tratamos

De los negocios y de quienes usan el panel

• Nombre y NIT del negocio.
• Nombre y correo de los administradores del negocio y de los agentes comerciales.
• Números de celular que el negocio autoriza para enviar comprobantes.
• Cuentas donde el negocio recibe pagos: banco, titular, llaves y últimos cuatro dígitos.

De los pagos que se verifican

• La imagen del comprobante que el negocio reenvía por WhatsApp y lo que se lee en ella: monto, fecha, llave o cuenta de destino, referencia, banco de origen y, cuando aparece, el nombre de quien pagó.
• El número de WhatsApp desde el que se envió el comprobante.
• Las notificaciones de pago que el banco le envía al negocio (SMS o correo) y que el negocio decide reenviarnos: remitente, fecha, monto y nombre del pagador.

Lo que no recibimos

No pedimos ni guardamos contraseñas bancarias, no tenemos acceso a las cuentas y no podemos mover dinero. No leemos otros mensajes del celular ni los contactos: solo lo que el negocio reenvía a Verabot.

3. Para qué usamos los datos

• Confirmar si un pago realmente llegó a la cuenta del negocio y responder por WhatsApp.
• Mostrarle al negocio su historial y los comprobantes que necesitan revisión.
• Detectar un mismo pago presentado dos veces.
• Crear las cuentas de acceso al panel y dar soporte.
• Aprender los formatos de notificación de nuevos bancos: cuando un mensaje no coincide con ningún formato conocido, nuestro equipo lo revisa.
• Proteger el servicio contra usos indebidos.

No vendemos datos personales ni los usamos para publicidad.

4. Datos de los clientes de cada negocio

Los comprobantes y las notificaciones incluyen datos de las personas que le pagan al negocio. Frente a esos datos, el negocio es el responsable del tratamiento y Verabot actúa como encargado: los tratamos solo por cuenta del negocio y para verificar sus pagos. Cada negocio autoriza este tratamiento antes de usar el servicio.

5. Con quién los compartimos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan los datos por nuestra cuenta y bajo sus propias obligaciones de seguridad y confidencialidad:

• Meta Platforms (WhatsApp Business): para recibir los comprobantes y responder.
• Anthropic: para leer el texto de la imagen del comprobante.
• Supabase: base de datos y almacenamiento de las imágenes.
• Railway: servidores donde corre el servicio.
• Cloudflare: el sitio, el panel y la recepción de correos.

Algunos de estos proveedores almacenan o procesan los datos en los Estados Unidos. Al usar Verabot se autoriza esta transferencia internacional, que se hace solo para prestar el servicio. No entregamos datos a otros terceros salvo por orden de una autoridad competente.

6. Cómo los protegemos

• Toda la información viaja cifrada (HTTPS).
• Las imágenes de los comprobantes se guardan en un almacenamiento privado y solo se abren con enlaces que vencen en un minuto.
• Cada negocio ve únicamente su propia información; el acceso se controla por rol.
• Los registros técnicos no incluyen nombres de pagadores, textos de notificaciones ni imágenes.

7. Cuánto tiempo los conservamos

Conservamos los datos mientras el negocio use el servicio y durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales o atender reclamos. Cuando dejan de ser necesarios, o cuando el titular pide su supresión y no existe un deber legal de conservarlos, los eliminamos.

8. Tus derechos

Como titular de los datos puedes:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Pedir prueba de la autorización que diste para su tratamiento.
• Saber qué uso se les ha dado.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Acceder gratuitamente a tus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho la consulta o el reclamo ante Verabot.

9. Cómo hacer una consulta o un reclamo

Escríbenos por el WhatsApp de atención de Verabot con tu nombre, el número de celular o el correo relacionado con tus datos, y lo que necesitas.

• Consultas: respondemos en máximo 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento): respondemos en máximo 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más.

10. Eliminación de tus datos

Puedes pedir que eliminemos tus datos en cualquier momento, también si solo interactuaste con Verabot por WhatsApp:

1. Escríbenos por el WhatsApp de atención de Verabot.
2. Indica el número de WhatsApp o el correo cuyos datos quieres eliminar.
3. Confirmamos tu identidad y eliminamos los comprobantes, imágenes y datos asociados, salvo los que la ley nos obligue a conservar. Te avisamos cuando esté hecho, dentro de los plazos del punto 9.

Si eres cliente de un negocio que usa Verabot, también puedes hacer la solicitud directamente al negocio.

11. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Si el cambio afecta las finalidades del tratamiento, lo informaremos a los negocios antes de aplicarlo. Verabot no está dirigido a menores de edad.